Cómo hacer una factura de autónomo paso a paso

Cómo hacer una factura de autónomo en 2026, en resumen

Hacer una factura de autónomo exige datos fijos, como un número correlativo, la fecha, tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), la descripción del trabajo, la base imponible y el tipo y la cuota de IVA. Si eres profesional y tu cliente está obligado a retener (una empresa, por ejemplo), añade la retención de IRPF. En el caso habitual, el total es base más IVA menos retención.

Debajo tienes los pasos para hacerla, una plantilla que puedes copiar, cada dato explicado, un ejemplo real en euros, los plazos y qué cambia con VeriFactu y la factura electrónica. Todas las reglas son las vigentes en 2026.

Antes de empezar, dos términos que salen mucho:

• AEAT: la Agencia Estatal de Administración Tributaria, es decir, Hacienda.
• IVA repercutido: el IVA que cobras a tu cliente en la factura y que luego ingresas a Hacienda en el modelo 303. El IVA soportado es el que pagas tú en tus compras y que, en general, puedes restar.

Cómo hacer una factura paso a paso

Sigue esta lista cada vez que facturas. Cada paso se explica con detalle en los apartados de más abajo:

1. Comprueba los datos del cliente: razón social, NIF y domicilio exactos. Con un cliente nuevo, pídelos por escrito antes de la primera factura.
2. Asigna el número siguiente de la serie que corresponda. Nunca repitas ni saltes.
3. Pon la fecha de expedición y, si el trabajo se hizo en otra fecha, la fecha de la operación.
4. Describe cada concepto con cantidad y precio unitario sin IVA.
5. Calcula la base imponible sumando las líneas y aplicando descuentos.
6. Aplica el tipo de IVA que corresponde a tu actividad o indica la exención.
7. Decide si hay retención: actividad profesional más cliente que retiene. Aplica el 7 % o el 15 % sobre la base. Si aplicas el 7 % por inicio de actividad, envía a tu cliente la comunicación firmada por ti junto con la primera factura.
8. Calcula el total (base + IVA − retención) y revisa los redondeos a dos decimales (por ejemplo, un IVA de 33,333 € se factura como 33,33 €).
9. Envíala al cliente y guarda una copia. A una empresa o a un autónomo, como tarde antes del día 16 del mes siguiente a la operación.
10. Anótala en tus libros registro de IVA e IRPF (pueden llevarse en un solo libro si cumple los requisitos de ambos), para preparar el modelo 303 y, si estás obligado, el 130. Un profesional no tiene que hacer pagos fraccionados en el 130 si en el año natural anterior al menos el 70 % de sus ingresos de la actividad llevaron retención; si empiezas la actividad, se mira el propio trimestre del pago fraccionado (artículo 109 del Reglamento del IRPF).

Plantilla de factura de autónomo para copiar

Esta es la estructura mínima de una plantilla de factura de autónomo con los datos del ejemplo que calculamos más abajo. Puedes usarla en 2026 mientras ajustas tu herramienta de facturación:

FACTURA N.º 2026-014
Fecha de expedición: 31/03/2026
Fecha de la operación: 20/03/2026

EMISOR                              CLIENTE
Laura Gómez Ruiz                    Agencia Norte SL
NIF 12345678Z                       NIF B12345678
Calle Mayor 3, 28013 Madrid         Av. de Europa 10, 28108 Alcobendas

Concepto                              Cant.   Precio     Importe
Identidad visual (logo y manual)        1     1.200,00   1.200,00
Adaptación para redes sociales          1       300,00     300,00

Base imponible                                           1.500,00 €
IVA 21 %                                                   315,00 €
Retención IRPF 7 %                                        -105,00 €
TOTAL A PAGAR                                            1.710,00 €

Forma de pago: transferencia a ESxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

Todos los datos de la plantilla son ficticios. La forma de pago y el IBAN no son datos obligatorios, pero ayudan a que te paguen antes.

¿Se puede hacer una factura a mano?

Sí. El artículo 8.1 del Reglamento de facturación permite expedir facturas "por cualquier medio, en papel o en formato electrónico", siempre que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Una factura escrita a mano en un talonario es válida si lleva todos los datos obligatorios y la numeración correlativa. VeriFactu regula los programas de facturación: según las preguntas frecuentes de la AEAT, no te afecta si haces todas tus facturas a mano, sin ningún sistema informático.

Quién tiene que hacer factura y cuándo

Si estás dado de alta como autónomo, tienes que emitir factura por los bienes que vendes y los servicios que prestas. Lo dice el artículo 2 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), que desarrolla la Ley del IVA. Da igual que el cliente sea una empresa, otro autónomo o un particular. Hay excepciones en el artículo 3 del mismo reglamento, como algunas operaciones exentas de IVA o ciertas ventas de comerciantes minoristas en recargo de equivalencia (el régimen especial de IVA del pequeño comercio), y en ciertos supuestos basta con una factura simplificada.

En cuanto al momento, el artículo 11 del mismo reglamento fija dos reglas:

• Regla general: la factura se emite en el momento de la operación.
• Si el cliente es empresario o profesional: tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA (el momento en que nace el impuesto, normalmente cuando entregas el bien o terminas el servicio).

Datos obligatorios de una factura

El núcleo de cualquier modelo de factura de autónomo es el artículo 6 del Reglamento de facturación, que enumera los datos de toda factura completa. Si falta alguno, tu cliente puede tener problemas para deducirse el IVA.

Las dos últimas filas corresponden a las letras j) y m) del artículo 6.1. La retención de IRPF no aparece en esa lista, así que no es un requisito de la factura. Aun así, si tu cliente está obligado a retener, conviene reflejarla para que se vea el importe líquido que te va a pagar. Lo vemos más abajo.

Número y serie: cómo numerar tus facturas

La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie: 2026-001, 2026-002, 2026-003. No puedes saltarte números ni reutilizarlos. Puedes usar varias series si hay un motivo (por ejemplo, una por cada local o tipo de actividad), y el propio artículo 6 obliga a usar una serie específica para las facturas rectificativas. Empezar una serie nueva cada año, con el año delante, es una forma práctica de ordenarse.

Tus datos y los del cliente

Pon tu nombre y apellidos completos tal como figuran en tu NIF, no un nombre comercial a secas. Del cliente necesitas su nombre o razón social completa, su domicilio y, cuando es una empresa o un autónomo establecido en España, su NIF. Si el cliente es de otro país de la Unión Europea, incluye su NIF-IVA cuando corresponda por su condición y por el tipo de operación.

Descripción y base imponible

Describe el trabajo de forma que se entienda qué cobras: "Diseño de logotipo y manual de marca" mejor que "Servicios varios". Si hay varias líneas, cada una con su cantidad y precio unitario sin IVA. Los descuentos que no estén incluidos en el precio unitario se indican aparte. La base imponible es la suma de todo eso, sin impuestos.

Cómo calcular el IVA y la retención de IRPF

En una factura de servicios profesionales como la del ejemplo, el orden es base imponible, más IVA, menos retención si corresponde.

Qué tipo de IVA aplicar

Según la Ley 37/1992 del IVA, los tipos habituales en 2026 son estos tres:

Además, hay operaciones con reglas especiales y actividades exentas de IVA (por ejemplo, ciertos servicios sanitarios o de formación reglada). En ese caso la factura no lleva IVA, pero sí la mención de la exención.

Si vendes mercancías a un comerciante minorista acogido al recargo de equivalencia para que las revenda, además del IVA tienes que cobrarle ese recargo. Esas entregas van en facturas separadas, con el tipo del recargo y su importe (artículo 16.4 del Reglamento de facturación). No se aplica a los servicios ni a bienes que el cliente no comercializa (artículos 156 y 157 de la Ley del IVA).

Si facturas en otra moneda, puedes hacerlo, pero la cuota de IVA tiene que aparecer también en euros, según el artículo 12.1 del Reglamento de facturación.

Cuándo lleva retención de IRPF y de cuánto

La retención es un adelanto del IRPF que tu cliente descuenta de tu factura e ingresa a Hacienda en tu nombre. El caso más habitual para un autónomo se da cuando se cumplen dos condiciones:

1. Tu actividad es profesional (por ejemplo, diseñadores, abogados, consultores, programadores, arquitectos).
2. El cliente está obligado a retener. Según el artículo 76 del Reglamento del IRPF, lo están las empresas y entidades (incluidas las comunidades de propietarios) y los autónomos cuando te pagan dentro de su actividad. Un particular no retiene.

El porcentaje lo fija el artículo 95 del mismo reglamento:

• 15 %: tipo general para actividades profesionales.
• 7 %: si empiezas una actividad profesional, durante el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior al inicio. Tienes que comunicárselo a tu cliente por escrito y él conserva esa comunicación firmada.

Las actividades empresariales (comercio, muchos oficios, hostelería) en general no llevan retención en factura, aunque hay excepciones: por ejemplo, algunas actividades en estimación objetiva (módulos) llevan un 1 % según el artículo 95.6 del Reglamento del IRPF. El mismo artículo prevé otros supuestos al 7 % distintos del inicio de actividad. Si quieres entender cómo encaja esa retención con tu Renta y tus pagos trimestrales, lo explicamos en IRPF de autónomos: retención del 7 % y 15 %.

Ejemplo de factura de autónomo con números

Laura es diseñadora gráfica en Madrid. Se dio de alta en 2025 y en 2024, el año anterior al inicio, no ejerció ninguna actividad profesional, así que su periodo del 7 % cubre 2025 (año de inicio), 2026 y 2027 (artículo 95.1 del Reglamento del IRPF). Se lo ha comunicado por escrito a su cliente. En marzo de 2026 hace una identidad visual para Agencia Norte SL por 1.200 euros y una adaptación para redes sociales por 300 euros.

Paso 1. Base imponible. Suma las líneas sin impuestos: 1.200 + 300 = 1.500,00 €.

Paso 2. IVA. Su servicio va al tipo general del 21 %: 1.500 × 0,21 = 315,00 €.

Paso 3. Retención de IRPF. Es profesional y el cliente es una empresa, así que hay retención. Se calcula sobre la base, no sobre el total con IVA: 1.500 × 0,07 = 105,00 €.

Paso 4. Total a cobrar. 1.500 + 315 − 105 = 1.710,00 €.

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Así se ve el cálculo en tres situaciones distintas con la misma base:

Qué pasa luego con cada importe:

• Los 315 € de IVA no son de Laura: los declara en su modelo 303 del primer trimestre, restando el IVA soportado de sus gastos.
• Los 105 € de retención los ingresa Agencia Norte a Hacienda en su modelo 111. Para Laura son un pago a cuenta que se descontará en su Renta.
• Los 1.500 € de base son su ingreso de la actividad para el IRPF.

Plazos, conservación y sanciones

Además de emitirla a tiempo, tienes que guardar tus facturas emitidas y recibidas. El artículo 19 del Reglamento de facturación remite al plazo de la Ley General Tributaria, cuyo artículo 66 fija la prescripción en cuatro años. Ese plazo empieza a contar cuando acaba el periodo para presentar la declaración en la que entra la factura, y no hay una fecha única a partir de la cual puedas destruir las facturas:

• La prescripción se interrumpe, por ejemplo, si Hacienda inicia una comprobación, y entonces vuelve a empezar.
• Las facturas de bienes de inversión se guardan durante su periodo de regularización del IVA y los cuatro años siguientes, según el artículo 165.Uno de la Ley del IVA.
• Si llevas contabilidad conforme al Código de Comercio, su artículo 30 exige seis años desde el último asiento.

Si no cumples, el artículo 201 de la misma ley prevé estas sanciones base, que luego pueden graduarse o reducirse:

Factura completa, simplificada y rectificativa

No todas las facturas son iguales. Las tres que usarás como autónomo son estas:

• Completa: la que hemos visto, con todos los datos del artículo 6. Es la forma habitual de facturar a una empresa o a un autónomo que quiere deducirse el IVA.
• Simplificada: el antiguo ticket. El artículo 4 del Reglamento de facturación la permite, en general, hasta 400 euros con IVA incluido, y hasta 3.000 euros en algunos sectores como el comercio minorista o la hostelería. Hay excepciones, como las facturas rectificativas o los casos que autorice la AEAT (AEAT: tipos de factura). Si el cliente es empresa o autónomo y lo pide, debe incluir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA por separado (artículo 7.2). Con esos datos, la factura simplificada puede justificar la deducción del IVA, siempre que se cumplan también los demás requisitos legales para deducirlo (Ley del IVA, artículos 92 a 97). Te lo contamos en factura simplificada: límites y cuándo usarla.
• Rectificativa: la que corrige una factura ya emitida. Lleva serie propia e identifica la factura original. Tienes el detalle y un ejemplo en factura rectificativa: cuándo hacerla.

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Qué cambia con VeriFactu y la factura electrónica

Dos normas van a cambiar cómo facturas, pero ninguna es obligatoria todavía para un autónomo en octubre de 2026. Con plantilla de Word, a mano o con programa, lo explicado arriba sigue valiendo hoy.

VeriFactu. El Real Decreto 1007/2023 obliga a que los programas de facturación cumplan unos requisitos para que los registros no se puedan alterar y, en la modalidad VERI*FACTU, se envíen a la AEAT. Su aplicación se ha aplazado dos veces. La última, por el Real Decreto-ley 15/2025, fijó estas fechas:

Afecta a quien use un sistema informático de facturación, con exclusiones: por ejemplo, quien ya lleva sus libros en el Suministro Inmediato de Información (SII), según el artículo 3 del reglamento. El recargo de equivalencia no excluye por sí solo: un minorista en ese régimen que esté obligado a facturar y use un programa de facturación también está sujeto. Un sistema sujeto puede funcionar en modalidad VERI*FACTU (con envío automático a la AEAT) o sin envío, guardando los registros con sus garantías. Usar Word o Excel solo como plantilla puede quedar fuera, según las preguntas frecuentes de la AEAT. La AEAT ofrece una aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU para quien emite pocas facturas. Lo explicamos a fondo en VeriFactu para autónomos.

Factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos. La exige la Ley 18/2022 (Crea y Crece) y la desarrolla el Real Decreto 238/2026. Los plazos empezaron a contar con la Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026:

• Doce meses después (6 de octubre de 2027) para quien haya superado 8 millones de euros de volumen de operaciones, calculado según el artículo 121 de la Ley del IVA, en el año natural anterior (disposición final cuarta del RD 238/2026).
• Veinticuatro meses después (6 de octubre de 2028) para el resto de empresarios y profesionales, que es donde están casi todos los autónomos.

Hasta esas fechas, enviar la factura en PDF por correo sigue siendo válido, siempre que el cliente lo acepte y se garantice que es auténtica, íntegra y legible (artículos 8 a 10 del Reglamento de facturación). Tienes el calendario completo en factura electrónica obligatoria: plazos.

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Errores comunes al hacer una factura de autónomo

• Saltarse números o reutilizarlos al anular una factura. No borres ni sobrescribas una factura expedida: si tiene un error que exige rectificación, emite una rectificativa; si documenta una operación que no existió, se anula, y en un sistema de facturación queda constancia con un registro de anulación (AEAT: procedimientos de facturación).
• Calcular la retención sobre el total con IVA. Siempre va sobre la base imponible.
• Aplicar el 7 % por inicio de actividad sin haberlo comunicado al cliente, o seguir aplicándolo por ese motivo pasado el tercer año.
• Poner retención a un particular. Un particular no retiene, así que la factura no la lleva.
• Olvidar el NIF o el domicilio del cliente, lo que le impide deducirse el IVA.
• Emitir una simplificada sin los datos del cliente cuando una empresa te los pide para deducirse el IVA.
• Facturar tarde: si el cliente es empresa o profesional, el límite es antes del día 16 del mes siguiente; si es particular, en el momento de la operación.
• No guardar copia de las facturas emitidas durante todo el plazo de prescripción.

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Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional para tu caso. Última revisión: 12 de octubre de 2026.