VeriFactu para autónomos: qué cambia y cómo cumplir

VeriFactu para autónomos en una frase

VeriFactu para autónomos es obligatorio si facturas con un programa: ese programa debe registrar cada factura sin poder alterarla. La fecha legal vigente es el 1 de julio de 2027, fijada por el Real Decreto-ley 15/2025. Hacienda prevé aplazarla a octubre de 2028, pero aún falta la norma que lo haga oficial.

Esta guía recoge lo que necesitas saber como autónomo en 2026: si te afecta, qué fecha manda, qué opciones gratuitas hay, qué pasa con Excel y Word, cómo elegir un programa VeriFactu y un ejemplo con números de una factura y su corrección. La explicación técnica completa del sistema está en qué es VeriFactu, y la emisión de facturas con aprobación, en la facturación con Melso.

Qué es VeriFactu y qué cambia para ti

VeriFactu es el nombre popular del Reglamento de sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023. La obligación de base la introdujo la Ley 11/2021, de medidas contra el fraude fiscal, en el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria, y la Orden HAC/1177/2024 desarrolla los detalles técnicos. La AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) es Hacienda. Aquí va solo lo imprescindible para un autónomo; el detalle técnico está en qué es VeriFactu.

La idea es sencilla: si usas un programa para hacer facturas, ese programa debe crear, en el momento de emitir cada una, un registro de facturación. Es un resumen estructurado de la factura (NIF, número, fecha, importes) encadenado con el anterior mediante una huella digital (el "hash") que se calcula sobre determinados datos del registro (artículo 13 de la Orden HAC/1177/2024). El sistema debe impedir que un registro se altere o se borre sin dejar rastro, y las correcciones se hacen con registros nuevos. El artículo 8 del reglamento exige integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Para ti, el cambio práctico es este:

• No puedes borrar ni editar una factura ya emitida. Si tiene un error que lo requiere, haces una factura rectificativa y el sistema crea un registro nuevo. Si el fallo está solo en el registro, el programa lo subsana o lo anula con otro registro, sin borrar el rastro.
• Cada factura en papel, o en el PDF que entregas, lleva un código QR con la dirección de cotejo de la AEAT (artículos 20 y 21 de la Orden HAC/1177/2024). En modalidad VERIFACTU tu cliente puede escanearlo y comprobar que la AEAT tiene el registro; en No VERIFACTU le permite enviar a la AEAT los datos de la factura recibida (artículo 17 del Real Decreto 1007/2023). En la factura electrónica estructurada (un fichero como Facturae, no un PDF) hay que incluir la URL del QR como campo independiente y no es necesario incluir la imagen del código (artículo 20.2 de la Orden HAC/1177/2024).
• Tu programa tiene que estar adaptado. El fabricante debe declarar que cumple la norma.

Las dos modalidades: VERIFACTU y No VERIFACTU

Según el artículo 16 del Real Decreto 1007/2023, si tu programa envía todos los registros a la AEAT de forma automática, es un "sistema de emisión de facturas verificables" o sistema VERIFACTU. Si no los envía, estás en la modalidad No VERIFACTU y debes cumplir todos los requisitos del artículo 8.

Para un autónomo con pocas facturas, VERI*FACTU suele ser la opción más sencilla: no tienes que firmar ni custodiar los registros, porque ya los tiene la AEAT.

¿VeriFactu es obligatorio para los autónomos?

Sí, salvo excepciones. La AEAT lo resume con lo que llama, literalmente, la "regla de los 4 «NO»" en sus preguntas frecuentes sobre el ámbito de aplicación. Te afecta si cumples las cuatro condiciones:

1. No facturas exclusivamente a mano. Si usas un sistema informático de facturación, aunque sea para una parte de tu actividad, entras.
2. No estás en el SII (Suministro Inmediato de Información), el sistema de libros de IVA en tiempo real obligatorio para grandes empresas, grupos de IVA, inscritos en el REDEME y, desde el 1 de enero de 2025, titulares de depósitos fiscales de gasolinas, gasóleos o biocarburantes y quienes extraen esos productos de ellos; el resto puede apuntarse de forma voluntaria. El artículo 3.3 del reglamento lo excluye.
3. No tienes tu domicilio fiscal en País Vasco o Navarra con sujeción a su normativa foral, que tiene sus propias reglas.
4. No tienes una resolución de la AEAT que te exima (la solicitud de no aplicación del artículo 5 del reglamento).

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Quién queda fuera en la práctica

Según las mismas preguntas frecuentes de la AEAT:

• Si facturas a mano, en talonario o a máquina, no te afecta.
• Si solo aplicas recargo de equivalencia (el régimen de IVA de muchos comercios minoristas), en general no te afecta, porque no estás obligado a emitir factura salvo excepciones. Entre ellas: vender a empresarios o profesionales, que el destinatario la exija para ejercer un derecho de naturaleza tributaria (artículo 2.2.a del Reglamento de facturación) o que tu rendimiento en el IRPF se calcule por estimación directa. En este último caso, el artículo 26 del Reglamento de facturación te obliga a expedir factura sea cual sea tu régimen de IVA, y si lo haces con un programa, VeriFactu te afecta. La AEAT pone como ejemplo a los titulares de farmacias. También te afecta si facturas con un programa de forma voluntaria.
• Si estás en Canarias, Ceuta o Melilla, sí te afecta. La AEAT confirma que las referencias al IVA se entienden hechas al IGIC o al IPSI.

Cuándo es obligatorio: la fecha que manda hoy

La fecha se ha aplazado dos veces por norma publicada en el BOE, y Hacienda ha anunciado un tercer aplazamiento que todavía está pendiente de aprobación normativa.

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Lo confirmado: el Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025, reescribió la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023. Desde entonces, los autónomos "deberán tener operativos los citados sistemas informáticos antes del 1 de julio de 2027". Es la redacción que hoy aparece en el texto consolidado del BOE.

Lo previsto: la nota del Gabinete de Prensa de Hacienda de 5 de octubre de 2026 anuncia "el aplazamiento de las obligaciones pendientes de aplicación del Real Decreto 1007/2023 [...] hasta octubre de 2028" (la nota da el mes, no el día), para hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria de quienes facturan al año no más de 8 millones de euros. Añade que después habrá otra modificación para acercar VeriFactu a los futuros requisitos europeos (ViDA), y que las exigencias de integridad, trazabilidad e inalterabilidad se mantendrán "en términos sustancialmente equivalentes".

Los fabricantes de software ya están obligados

La disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, en la redacción del Real Decreto-ley 15/2025, da a los fabricantes nueve meses desde la entrada en vigor de la orden técnica para ofrecer sus productos plenamente adaptados. La Orden HAC/1177/2024 entró en vigor el 29 de octubre de 2024, así que el plazo para ofrecer productos adaptados terminó el 29 de julio de 2025. Los sistemas incluidos en contratos de mantenimiento plurianual deben adaptarse conforme a las fechas previstas para sus usuarios. Para autónomos, esa fecha es hoy el 1 de julio de 2027. Por eso ya hay programas VeriFactu en el mercado y la AEAT tiene abierto el servicio para recibir registros.

VeriFactu y factura electrónica: no son lo mismo

Si se aprueba lo que prevé Hacienda, irán de la mano, pero son dos obligaciones distintas:

• VeriFactu regula el programa con el que emites cada factura: que registre, encadene y no permita alterar.
• La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales viene de la Ley 18/2022 (Crea y Crece) y del Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Obliga a emitir, enviar y recibir las facturas en formato estructurado: en lugar de un PDF, un fichero con los datos por campos que el programa de tu cliente lee sin teclearlos.

La AEAT explica que la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026 y en vigor desde el día 6, activa los plazos: el 6 de octubre de 2027 si tu volumen de operaciones del año natural anterior superó los 8 millones de euros, y el 6 de octubre de 2028 para el resto. Si tu volumen de operaciones del año natural anterior no superó los 8 millones de euros, te corresponde el segundo plazo. Lo tienes en detalle en factura electrónica obligatoria.

¿Hay VeriFactu gratis para autónomos? La aplicación de la AEAT

Sí: la opción oficial es la aplicación de facturación de la propia AEAT. Según su página de ayuda, está pensada para profesionales, autónomos y negocios con poca facturación que no tienen programa propio.

Lo que hace bien:

• Funciona en modalidad VERI*FACTU: genera la factura y envía el registro a la AEAT a la vez.
• No tiene límite de facturas, "ni anual, ni mensual, ni semanal".
• Entras con Cl@ve Móvil, certificado digital o DNI electrónico, y guarda tus datos de emisor para las siguientes facturas.

Sus límites:

• No emite facturas simplificadas (tickets), porque toda factura debe tener destinatario.
• Solo un destinatario por factura.
• No admite las claves de régimen 03, 05, 06 y 09. La clave de régimen es el código que dice a Hacienda bajo qué régimen de IVA va cada factura; esas cuatro cubren regímenes especiales como el de bienes usados (03) o el de agencias de viajes (05), según la tabla de claves de Hacienda.
• No puedes exportar los registros a otro programa. Si cambias de herramienta, la nueva empieza su propia cadena.

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Para un autónomo que emite pocas facturas a empresas, sin regímenes especiales, puede bastar. Si emites tickets, tienes muchos clientes o quieres que la facturación alimente tus trimestrales, normalmente necesitarás un programa VeriFactu de pago. Antes de contratarlo, comprueba que permite exportar tus registros.

¿Y si facturo con Excel o Word?

La AEAT lo responde en sus preguntas frecuentes. El reglamento no te afecta si usas la hoja de cálculo o el procesador de texto solo para introducir los datos, expedir e imprimir la factura y conservar la información.

Sí te afecta si, además, la usas para generar el libro registro de facturas expedidas, el de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado fiscal. El ejemplo de la AEAT: un Excel con listados y sumas no es un sistema de facturación, pero uno con una macro que genera tu libro registro sí lo es. La AEAT puede comprobar cómo usas esas herramientas.

Cómo elegir un software VeriFactu

Estas son las comprobaciones que importan antes de contratar un programa VeriFactu:

1. Declaración responsable del fabricante. El artículo 13 del reglamento obliga al productor a declarar que el programa cumple el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Debe constar de forma visible en el programa y en la compra. Comprueba que se refiere a la versión que vas a usar.
2. Código QR y leyenda. La Orden HAC/1177/2024 exige un QR de 30 x 30 a 40 x 40 mm (artículo 21) y, en modalidad VERIFACTU, la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERIFACTU".
3. Rectificativas sin borrar. El programa no debe dejarte editar una factura emitida.
4. Exportación de datos, por si cambias de proveedor.
5. Facturas simplificadas, si vendes a particulares.
6. Encaje con tus impuestos. Que las facturas emitidas alimenten tu IVA trimestral y tu IRPF.
7. Preparado para la factura electrónica entre empresas, porque en 2028 previsiblemente llegarán juntas.

Ejemplo con números: una factura y su rectificativa

Laura es diseñadora gráfica en Valencia. Es autónoma desde 2022, factura a empresas y emite unas 8 facturas al mes, unas 96 al año. Usa un programa en modalidad VERI*FACTU.

Paso 1. Emite la factura 2026-041. Diseño de una identidad de marca para una empresa:

El 21 % es el tipo general del IVA (artículo 90.uno de la Ley 37/1992). El 15 % es la retención de IRPF para actividades profesionales (artículo 95.1 del Reglamento del IRPF). Baja al 7 % el año en que empiezas y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido ninguna actividad profesional durante el año anterior a la fecha de inicio y lo comuniques a tu cliente mediante comunicación firmada. Laura aplicó el 7 % en 2022, 2023 y 2024; desde 2025 aplica el 15 %.

Paso 2. El programa crea el registro de alta. Al emitir, el sistema genera un registro con su NIF, el NIF de su cliente, el número 2026-041, la fecha y los importes, y calcula su huella encadenada con la del registro anterior, el de la 2026-040 (artículos 9, 10 y 12 del reglamento).

Paso 3. La factura sale con QR y leyenda, y el registro viaja a la AEAT. El PDF incluye el código QR y la frase "VERI*FACTU", y el programa envía el registro sin que Laura haga nada más.

Paso 4. Hay un error. Su cliente avisa de que el presupuesto acordado era de 1.000 euros, no de 1.200. Ya antes de VeriFactu tocaba rectificar en vez de sobrescribir (artículo 15 del Reglamento de facturación); ahora, además, el programa no le deja editar la 2026-041. Emite una rectificativa por diferencias, la R-2026-003:

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El programa genera un registro nuevo para la rectificativa, encadenado con el anterior, y lo envía a la AEAT. Las dos facturas quedan visibles: la original no desaparece.

Cómo cuadran las cifras: bajan 200 € de base y 42 € de IVA (242 €); como su cliente retiene 30 € menos, el total baja 242 − 30 = 212 €, de 1.272 € a 1.060 €. Si la original y la rectificativa caen en el mismo trimestre, Laura declarará 210 € de IVA repercutido (el que cobra a sus clientes) por esta operación (252 − 42 = 210). La retención no modifica el IVA. El ingreso corregido para el IRPF es de 1.000 €. Si debe presentar el modelo 130, computará ese ingreso y sus retenciones. No tendrá esa obligación si en 2025 "al menos el 70 por ciento de los ingresos de la actividad fueron objeto de retención o ingreso a cuenta" (artículo 109.2 del Reglamento del IRPF).

Resultado al final del año: unas 96 facturas, 96 registros de alta encadenados (la cadena sigue desde el último registro del año anterior si usa el mismo programa) y un registro más por cada rectificativa.

Qué pasa si no cumples: sanciones

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria recoge dos infracciones graves:

Como usuario, la obligación empieza en la fecha que te toque, hoy el 1 de julio de 2027. Asegúrate de que el fabricante declara que cumple y de que no hay forma de borrar facturas emitidas.

Errores comunes

• Equivocarte de fecha. Muchos artículos siguen diciendo enero o julio de 2026, y otros dan por hecho octubre de 2028. La fecha legal vigente es el 1 de julio de 2027.
• Dar por cerrados los requisitos técnicos. Hacienda anuncia otra modificación para acercar VeriFactu a ViDA. Elige un programa cuyo fabricante se comprometa a actualizarlo.
• Pensar que VeriFactu obliga a facturar electrónicamente. Puedes seguir enviando la factura en PDF o en papel. Lo que cambia es el programa que la genera.
• Usar la app gratuita de la AEAT sin mirar sus límites. No emite tickets y no podrás llevarte los registros a otro programa.
• Borrar y rehacer una factura, o seguir con un Excel con macros. Los errores se corrigen con una rectificativa, y un Excel que te hace los libros cuenta como sistema de facturación desde tu fecha.

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Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional para tu caso. Última revisión: 12 de octubre de 2026.